QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ - Sapa Vietnam

II. QUI TRÌNH LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG PHƯƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ.

1. Lập hoá đơn thương mại:

1.1. Khái niệm:

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng nhất và cơ bản của của các chứng từ hàng hóa cũng như trong khâu thanh toán. Hóa đơn thương mại do người bán lập và xuất trình cho người mua sau khi đã gửi hàng đến Sapa Vietnam. Đó là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả tiền theo tổng số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn.

1.2. Tác dụng của hoá đơn thương mại:

1.2.1. Đối với người bán:

Hóa đơn thương mại là chứng từ xác nhận số lượng, trị giá hàng hoá dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua, nó là cơ sở để người bán lập chứng từ tài chính (hối phiếu, lệnh nhờ thu...) để đòi tiền người mua.

1.2.2. Đối với người mua:

Hoá đơn thương mại là cơ sở để người mua kiểm tra việc giao hàng của người bán có phù hợp với quy định trong hợp đồng, kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu có phù hợp với trị giá hàng hoá hay không. Đồng thời người mua cũng dựa vào số lượng và trị giá ghi trên hoá đơn để làm cơ sở khai báo với hải quan, tính thuế xuất - nhập khẩu và đồng thời cung cấp những thông tin chi tiết hàng hoá cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu theo dõi việc thực hiện hợp đồng. Đối với các tổ chức tài chính, trong quan hệ tín dụng, hoá đơn thương mại cùng với chứng từ vận tải được sử dụng để cầm cố khi vay vốn. Hoá đơn thương mại là chứng từ quan trọng, là trọng tâm của bộ chứng từ thanh toán và là chứng từ không thể thiếu được trong bộ chứng từ. Đa số các chứng từ khác được thành lập dựa vào hoá đơn thương mại.

1.2.3. Đối với cơ quan hữu quan:

Cơ quan Hải quan sử dụng hoá đơn thương mại để kiểm tra đối chiếu giữa số lượng hàng thực tế và hợp đồng để áp dụng thuế suất và tính thuế xuất - nhập khẩu Sapa Vietnam.

1.2.4. Đối với toà án hay trọng tài kinh tế:

Sử dụng hoá đơn để kiểm tra, đối chiếu xác định tính hợp lệ, hợp pháp của quan hệ thương mại Sapa Vietnam.

1.3. Nội dung trong hoá đơn thương mại:

Hoá đơn thương mại thường bao gồm các yếu tố sau:

- Ngày tháng lập hoá đơn.

- Tên và địa chỉ người bán.

- Số hợp đồng thương mại và tín dụng thư tham chiếu.

- Hàng hoá: tên hàng, số lượng, trọng lượng, khối lượng, đơn giá, tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), quy cách phẩm chất, bao bì, ký hiệu mã hiệu,...(chú ý: giá cả phải rõ là FOB, CIF hoặc CFR).

- Số hợp đồng thương mại, ngày tháng của hợp đồng thương mại.

- Ngày gửi hàng, phương tiện vận chuyển...

- Nơi hàng đi.

- Nơi hàng đến.

- Tên và chữ ký của người đại diện bên bán.